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2024-08-28

최적화(자원 배분) 문제 - 엑셀의 해 찾기(solver)

제가 교육 업무 현업에 있을 때 대략 다음과 같은 문제에 자주 맞닥드리게 되었습니다. 

상황 1. 연간 기본 교육 계획 수립

문제 

주어진 총 예산은 1,000만원이다. 교육 프로그램의 종류가 4가지가 있는데, 제일 비싼 것 A는 100만원, 그 다음 B가 60만원, 그 다음 C가 30만원, 가장 가벼운 프로그램 D는 20만원이다. 예산 1,000만원을 다 쓰는 범위 내에서 각 프로그램을 몇 회 씩 운영해야 할 지 계획을 세워라. 
단, 모든 프로그램은 모두 연간 2회 이상 운영해야 하고, 가장 비싼 프로그램은 최대 3회 이내에서 운영할 수 있고, 가장 가벼운 프로그램도 최대 30회 이내에서 운영해야 한다.

문제 분해

이런 문제가 전형적인 최적화 문제입니다. 즉, 목표치가 주어지고, 목표치와 몇 가지 제약 조건에 맞추어서 주어진 자원을 어떻게 배분하느냐의 문제이지요. 엑셀, 구글 시트, 리브레오피스의 캘크의 "해 찾기(solver)" 기능으로 답을 찾을 수 있습니다. 

  • 목표: 연간 예산 총액 1,000만원에 맞추기
  • 변수: A, B, C, D 프로그램의 운영 횟수 (각각 a, b, c, d라고 하겠습니다.)
  • 제약 조건:
    • a, b, c, d는 모두 정수(integer)이다.
    • a, b, c, d는 모두 2 이상이다.
    • a는 3 이하이다.
    • d는 30 이하이다.
  • 방정식: 100a + 60b + 30c + 20d = 1000 을 만족하는 미지수 a, b, c, d를 구하라. 
    • 미지수가 여러 개인 다항식이기 때문에 일차 방정식이지만 해가 여러 개 존재한다. 
    • 따라서, 주어진 목표값에 이르기 위한 입력값을 여러 가지로 변화시켜보는 목표 탐색 기법을 써야 한다.

엑셀의 해 찾기에 대입

엑셀 (2024년 8월 28일 현재, Microsoft 365 기준)의 '해 찾기'에 이 문제를 넣기 위해 아래와 같은 표를 만들었습니다. 

목표는 총합이 천만원(분홍색 E7)이 되는 것이고, 변수는 횟수(노란색 D열)이다.
목표는 총합이 천만원(분홍색 E7)이 되는 것이고, 변수는 횟수(노란색 D열)이다.

목표 셀에 커서를 놓은 상태에서, 엑셀의 해 찾기를 실행합니다. 
  • 제일 위에 E7이라고 지정한 것이 목표 셀입니다. 바로 밑에서 목표 지정값으로 10,000,000원을 주었습니다. 
  • 중간에 변수들의 범위를 지정합니다. 운영 횟수, 즉 D3 ~ D6가 변수 부분입니다.
  • 마지막으로, 특별히 제약 조건이 무엇인지 지정합니다. 예를 들면, 변수는 모두 정수이고, 2 이상이고 등 총 4가지 제약 조건이 들어가 있습니다. 
엑셀의 해 찾기 대화 상자
엑셀의 해 찾기 대화 상자

이렇게 해서 해 찾기를 실행하면, 아래와 같은 계산 결과가 나옵니다. 

해 찾기를 했더니 노란색 D열의 운영 횟수가 채워졌습니다.
해 찾기를 했더니 노란색 D열의 운영 횟수가 채워졌습니다.

이런 결과가 마음에 들지 않으면, 다시 해 찾기를 실행하거나, 제약 조건을 더 추가해서 실행하면 다른 해를 찾아줍니다.

상황 2. 팀간 예산 균등 배분

문제 

사무실 소모품(과자, 물티슈, 휴지 등)으로 10만원의 예산을 썼다. 사후에 이것을 3개의 팀에 되도록 공평하게 부담시키려고 한다. 즉, 대략 3.3만원 내외에서 이미 써버린 항목들을 각 팀에 배분해야 한다. 어떤 항목을 어떤 팀에 배분해야 하는가?

예산 균등 배분 문제: 노란색에 팀 번호가 들어가면, 해당 팀의 배분액에
      금액이 들어간다.
예산 균등 배분 문제: 노란색에 팀 번호가 들어가면, 해당 팀의 배분액에 금액이 들어간다. 각 팀에 최대한 비슷하게 예산이 배분되어야 한다.


문제 분해

이 문제는 앞의 문제와는 달리 명확한 목표가 잘 안 보입니다. "3개 팀에 공평하게 배분"한다는 것을 어떻게 단일한 목표값으로 치환할 수 있을까요? 

제가 쓴 방법은 "세 팀의 예산 배분액의 표준편차를 최소화"하는 단일한 목표를 설정함으로써 문제를 단순화했습니다!

  • 목표: 3개 팀 예산 배분액 합의 표준편차가 최소가 되도록 한다. (아래 그림에서 E12, F12, G12의 표준편차가 최소가 되도록)
  • 변수: 각 항목별 팀 배정 번호(내역)
  • 제약 조건:
    • 모든 번호는 정수이다.
    • 모든 번호는 1 이상이다.
    • 모든 번호는 3 이하이다.
표준 편차 최소화라는 단일한 목표 설정
표준편차의 최소화라는 단일한 목표를 세웠습니다.


엑셀의 해 찾기 실행

목표 셀인 C13에 커서를 두고, 해 찾기를 실행합니다. 

해 찾기 대화상자. 목표값을 최소로 하는 해를 찾는다. 해법은 Evolutionary를 사용
해 찾기 대화상자. 목표값을 최소로 하는 해를 찾는다. 해법은 Evolutionary를 사용

  • 목표 셀은 C13 (3개 팀 배분액의 표준편차)입니다. 이번에는 목표 값을 지정한 것이 아니고, 목표값이 최소가 되도록 요구하였습니다.
  • 변수는 각 항목별 팀 배정 번호인 D3 ~ D11 노란색 부분이죠.
  • 제약사항은 변수들이 정수로서 1, 2, 3 중에 하나의 값을 갖도록 하였습니다. 
  • 해법 선택: 이번에는 해를 찾는 방법에 '단순 LP'나 'GRG 비선형' 대신에 'Evolutionary'를 선택했습니다. 각 방법의 차이는 수학적으로 좀 복잡하니 여기서는 다루지 않겠습니다.

계산 결과

표준편차가 289라는 작은 값으로 각 팀에 예산이 배분되었다.
표준편차가 289라는 작은 값으로 각 팀에 예산이 배분되었다.

위 그림과 같이 표준편차가 289라는 상당히 작은 값으로, 세 개의 팀에 3만3천5백원, 3만3천5백원, 3만3천원으로 거의 비슷하게 예산이 배분되었습니다. 

예시에 사용된 엑셀 파일: 예산 균등 배분 - 해 찾기.xlsx

해 찾기 기능을 이용하면, 이외에도 경영상에 부딫히는 수많은 최적화 문제, what-if 문제를 해결할 수 있습니다. 여러분의 문제 해결에도 써보시기 바랍니다.

2024-08-06

복수 선택 항목 설문 문항의 통계 처리

온라인 설문지를 만들다보면, 한 질문에 대해 복수 응답이 가능하도록 문항을 만드는 경우가 자주 발생합니다. 예를 들면, "지금 먹고 싶은 과일을 모두 선택하세요."라고 하면, 선택한 과일의 갯수가 0개가 될 수도 있고, 1개가 될 수도 있고, 그보다 많을 수도 있습니다. 

1. 체크박스를 이용한 복수 선택 문항

이런 설문지를 만들 때, 보통은 복수 선택형 체크박스(checkbox)를 사용합니다. 


체크박스로 구현한 복수 응답 설문 문항
체크박스로 구현한 복수 응답 설문 문항


이렇게 문항을 만들면 결과 데이터를 담는 스프레드시트(구글 시트 또는 엑셀 등)의 한 개의 셀에 여러 개 과일 이름이 한꺼번에 들어갑니다. 예를 들면, 셀 하나에 "사과, 수박" 이렇게 값이 들어갑니다. 설문 응답자가 여러 명일 때에, 전체 응답자 중에 "사과"라는 응답이 몇 개 나왔는지 카운트하려면 매우 어렵습니다. 

이런 경우, 텍스트 구분자(이 경우 쉼표)를 기준으로 컬럼을 잘라준 다음, 데이터 분석을 하는 방법이 있고, 그렇지 않으면, 셀 안에 있는 텍스트들을 분석하는 다소 복잡한 수식을 만들어야 합니다. 

결과가 저장된 스프레드 시트. 선택한 응답들이 한 셀에 모두 들어가 있어, 빈도를 분석하기 어렵다
선택한 응답들이 한 셀에 모두 들어가 있어, 빈도를 분석하기가 어렵습니다.

위의 그림에서 총3명의 응답을 분석해보면 사과가 2회, 딸기가 1회, 수박이 2회, 포도가 1회 나왔습니다. 과일 이름이 셀 단위로 분리되지 않았으므로, 셀 안에 있는 특정 단어를 카운트하기 위해서

  1. 3명 응답 전체의 텍스트 길이를 구합니다.
    =sumproduct(len(b$2:b$4) ...
  2. A10 셀에 있는 "포도"라는 단어가 몇 번 나왔는지 카운트하기 위해 "포도"를 제거한 전체 텍스트 길이를 구합니다.
    len(substitute(b$2:b$4,A10,""))
  3. 이제 전체 텍스트 길이에서 포도를 제거한 텍스트 길이를 빼줍니다.
    =sumproduct(len(b$2:b$4)-len(substitute(b$2:b$4,A10,"")))
  4. "포도"라는 단어가 나온 횟수(빈도)를 계산하기 위해 방금 뺀 값 전체를 "포도" 텍스트 길이로 나눠줍니다.
    =sumproduct(...)/len(A10)
이렇게 하면, 각각의 단어가 여러 셀에 걸쳐서 몇 번 출현했는지 빈도를 구할 수 있습니다. 하지만 이 방법은 꽤 번잡하고, 번거롭습니다. 


2. 체크박스 그리드 형식으로 설문을 만들기

구글 설문에서는 "체크박스 그리드" 형식을 선택하면 훨씬 수월하게 통계 처리가 가능합니다. 네이버 폼에서는 문항 형식을 "표형"을 선택하면 됩니다.

체크박스 그리드로 구성한 복수 응답 설문 문항
체크박스 그리드로 구성한 복수 응답 설문 문항

이 경우에는 결과분석 시트가 훨씬 단순하게 나옵니다. 각 응답 항목 하나가 하나의 컬럼으로 분리되어 나오기 때문에, 각 컬럼별로 단어가 들어있는 셀의 갯수만 세어주면 됩니다.

체크박스 그리드 형식의 문항에 대한 결과 시트. 응답 항목 하나가 하나의 셀로 분리가 되어 빈도 계산이 훨씬 쉽다.
응답 항목 하나가 하나의 셀로 분리가 되어 빈도 계산이 훨씬 쉽습니다.


즉, 위의 그림에서는 컬럼 C에 사과, D에 딸기, E에 수박, F에 포도라는 응답이 분리되어 저장되므로, 각각의 빈도만 계산해주면 됩니다. 예를 들어, 포도라는 응답이 나온 횟수를 계산하기 위해, 포도 컬럼에서 "선택"이라는 단어가 몇 개 있는지만 세어주면 됩니다.

=countif(f2:f4, "선택")

3. 결론

특별한 경우가 아니라면, 복수 응답을 받아야 하는 설문지를 설계한다면, 단순한 체크박스 형식으로 문항을 만들지 말고, 결과 처리를 미리 생각해서, 체크박스 그리드로 만드는 것이 훨씬 좋습니다. 

그러나, 이미 체크박스 형식으로 설문지를 만들어서, 응답들이 한 셀에 모두 한꺼번에 들어가 있을 수 있습니다. 위에서 소개한 대로, 찾고자 하는 항목의 텍스트 길이와 전체 텍스트 길이를 계산해주면, 그 항목의 출현 빈도를 계산할 수 있으니, 천천히 해보시기 바랍니다. 

2024-02-25

달러(외화) 투자 관리 시스템 "외화드림 Lite"

이 글의 목차


1. 개발 배경

해외 주식 거래를 위해, 또는 해외 여행을 준비하려고 외화를 보유하신 분들이 있을 것입니다. 최근에 토스뱅크를 비롯해 환전 수수료를 거의 무료로 제공해주는 곳이 많아지고 있어서, 외화 투자하기가 훨씬 수월해졌습니다.

외화 투자를 하다보면, 매수했을 때의 환율과 매도했을 때의 환율을 기록해서 손해보지 않고 팔았는지 잘 관리해야 합니다. 예를 들어 환율이 1300원일 때 USD2.00를 구매했다가, 환율이 1350일 때 USD1.00을 팔면 50원 이득이 생깁니다. 그러다 환율이 1400원일 때, 나머지 USD1.00을 팔면 100원의 이득이 생깁니다. 

박성현님의 달러 투자 관련 노하우(세븐 스플릿 투자)를 알게 되고, 저도 외화 구입(매수)과 매도를 몇 번 하다 보니, 위와 같이 한 번에 매수한 것을, 여러 번 나누어 매도할 때, 이것을 마땅히 관리하기가 쉽지 않았습니다. 박성현님이 만든 달러리치라는 앱이 있긴 한데, 모바일용 앱이다 보니, 데스크톱과 같은 넓은 화면에서 여러 가지를 한 눈에 보고 작업하기가 좀 까다로웠습니다. 

그래서 처음에는 구글 시트로 내역을 관리했었습니다. 그런데, 매수한 것을 여러 번에 나누어 매도할 때, 매수와 매도를 이어주는 것이 좀 복잡했습니다. 그래서 에어테이블(Airtable)이라는 맥가이버 칼 같은 데이터베이스 도구를 이용해 시스템을 만들어봤습니다.

외화드림 Lite의 한 화면
외화드림 Lite의 실행 화면

2. 주요 기능/특징


외화드림 Lite 는 무료로 제공되며, 다음과 같은 주요 특징이 있습니다. 
  • USD, EUR, JPY 등 총 17개의 외화를 사거나 판 내역을 관리합니다.
  • 데스크톱과 모바일에서 사용 가능합니다.
  • 매수한 항목에는 고유 번호가 붙어, 나중에 매도할 때 해당 매수 번호를 전액 또는 일부 매도할 수 있습니다. (분할 매도)
  • 매수만 하고 아직 매도하지 않은 매수 항목은 현재 환율에 비추어 얼마나 수익이 날지 예측해 금액, 수익률, 색깔로 보여줍니다.
  • 매도 완료한 항목도 해당 항목의 수익, 수익률, 색깔을 보여줍니다.
  • 두 가지 UI가 제공됩니다: 
    • 데이터 뷰 UI (에어테이블에 익숙한 경우)
    • 인터페이스 UI (에어테이블에 익숙하지 않은 경우)
  • 현재 투자 현황, 지금까지 투자 내역을 차트로 요약해서 시각적으로 보여줍니다.
  • 현재 환율은 사용자가 직접 수동으로 업데이트합니다.
  • 에어테이블에 무료 또는 팀 회원 가입이 되어 있어야 합니다.
  • 개별 사용자 요구에 맞추어 본인이 무한 커스터마이징이 가능합니다.

다음은 외화드림 Lite가 할 수 없는 것입니다.

  • 이 프로그램은 직접 매매하는 프로그램이 아니고, 매매 기록을 관리만 합니다. 매매는 은행, 증권사를 통해서 직접 하셔야 합니다.
  • 최신 환율은 사용자가 직접 업데이트해야 합니다.
  • 매수, 매도 타임을 알려주지 않습니다. 사용자가 직접 판단하셔야 합니다.
  • 자동 매매를 지원하지 않습니다.

3. 설치 방법

설치하기: Copy base를 눌러서 자신의 Airtable 계정에 복사본을 만듭니다.
외화드림 Lite 설치 방법
  • 에어테이블에 무료 또는 팀 회원으로 가입니다. (이 링크로 가입하시면 저에게 크레딧이 조금 쌓입니다^^.)
  • 외화드림 Lite 에 접속합니다.
  • 화면 위쪽 외화드림 Lite 라는 베이스 이름 옆에 ⧉Copy base 링크를 눌러서 내 에어테이블의 워크스페이스로 베이스를 복사합니다. 
  • 복사한 베이스에서 작업할 수 있습니다.
  • 들어있는 예시 데이터는 참고하시고, 실제 사용 전에 모두 삭제하고 사용합니다. 
  • 데스크톱에서는 외화드림 Lite (데이터 화면), 외화드림i (인터페이스 화면)의 두 가지 인터페이스가 제공됩니다.
  • 모바일에서는 앱을 먼저 설치하셔야 합니다. 안드로이드용 Airtable, iOS용 Airtable
    • 모바일에서 홈화면에 외화드림 Lite를 추가해놓고 쓰시면 더 편합니다.

4. 사용법/매뉴얼


외화드림 매뉴얼
간단한 외화드림 매뉴얼을 노션으로 만들어놨습니다.

5. 프로 버전에만 제공되는 기능


  • 스크립트와 절대 URL이 있는 폼(form)을 개별 사용자에 맞게 수정 및 설치하는 작업을 도와드립니다. (원격 접속 또는 대면 접촉을 통한 지원)
  • 외부 환율 사이트와 연동해 현재 환율을 정기적으로 자동으로 업데이트해줍니다. 
  • 업데이트되는 환율이 정확하지 않은 경우, 수동으로 직접 업데이트하거나, [업데이트] 버튼을 눌러 업데이트할 수 있습니다.
  • 매수 항목을 확인하고, 바로 그 자리에서 [매도] 버튼을 눌러 매도 진행이 가능합니다.
  • 매수, 매도 등 진행할 때, 현재 환율, 오늘 날짜, 연관된 매수 항목 등이 기본값으로 주어져서 편리하게 입력할 수 있습니다.
  • 캘린더와 타임라인으로 투자 내역(일지)를 확인할 수 있습니다.
  • 수익이 나는 항목과 손해가 나는 항목을 레코드 색상으로 구분해줍니다.
  • 환율 변환 계산기가 추가됩니다.
  • 프로 버전은 유료(가격 미정)이며, 제 개인적으로 테스트중입니다. 
  • 미래에 출시될 버전 2에서는 사용자가 에어테이블에 가입하지 않고 앱을 사용할 수 있도록 개발중입니다. 

6. 주요 화면 예시


화면 속의 데이터와 Lite 버전에 들어있는 데이터는 실제 데이터가 아닌, 예시 데이터입니다.

데이터 화면 - 매도 내역 (외화 종류별)
데이터 화면 - 매도 내역 (외화 종류별)

데이터 화면 - 매수 후 매도 완료한 내역(외화 종류별)
데이터 화면 - 매수 후 매도 완료한 내역(외화 종류별)

데이터 화면 - 매수 내역(아직 매도하지 않은 것)
데이터 화면 - 매수 내역(아직 매도하지 않은 것)

데이터 화면 - 투자한 외화 종류별 기대 차익 조회. 현재 환율 조회 및 수정도 가능
데이터 화면 - 투자한 외화 종류별 기대 차익 조회. 현재 환율 조회 및 수정도 가능

인터페이스 화면 - 누적 수익 현황 자료. 월별, 일별 수익 차트
인터페이스 화면 - 누적 수익 현황 자료. 월별, 일별 수익 차트

인터페이스 화면 - 매수 내역 전체 (매도 완료한 것 + 매도 안 한 것)
인터페이스 화면 - 매수 내역 전체 (매도 완료한 것 + 매도 안 한 것)

인터페이스 화면 - 매수 현황 (아직 매도 안 한 것)
인터페이스 화면 - 매수 현황 (아직 매도 안 한 것)

인터페이스 화면 - 현재 투자 현황 차트, 예상 손익 차트
인터페이스 화면 - 현재 투자 현황 차트, 예상 손익 차트

인터페이스 화면 - 환율 갤러리
인터페이스 화면 - 환율 갤러리

인터페이스 화면 - 환율 업데이트
인터페이스 화면 - 환율 업데이트

2023-11-14

수 백 페이지 상담일지를 깔끔하게: Airtable Page designer

지난 번에 구글 설문(Google Forms)의 확장 프로그램인 폼 퍼블리셔(Form Publisher)를 이용해서 설문받은 결과지를 한 장 한 장 PDF 양식에 맞게 변환, 저장하는 방법을 알아보았습니다. 마찬가지로 잣폼(Jotform)이라는 툴을 이용해서 설문받은 결과지를 PDF 양식에 맞게 저장하는 방법도 살펴보았습니다.

이번에는 대표적인 노코드 툴인 에어테이블(Airtable)을 이용해서, 사용자에게 설문으로 받았거나, 또는 사용자가 직접 데이터에 입력한 내용들을 PDF 양식에 맞게 출력하는 방법을 알아봅니다. 실제 업무 활용 사례를 하나 공유합니다.

상담 관리와 상담 일지 정리

프로젝트 개요/문제

한 프로젝트에서는, 여러 명의 상담사가, 여러 내담자를 여러 번 상담하는데, 매회 상담시마다 상담일지를 적어야 했었습니다. 이런 상담 운영은 관리 시스템이 있지 않으면, 여러 상담사의 일정을 조율하고, 상담 시간을 배치고, 원하는 문서를 제시간에 수집하고, 필요할 때에 안내를 보내는 것이 상당히 어렵습니다. 프로젝트 기간이 달랑 5~6개월 이내인데, 그것을 위해서 거대한 관리 시스템을 개발하려면 배보다 배꼽이 커지게 됩니다. 그렇다고, 적당히 엑셀이나 구글 시트로 운영을 하기에는 너무 복잡하기도 하고, 일정 관리, 협업이 어렵습니다.

상담 일지도 문제였습니다. 상담 일지에는 반복적으로, 상담자, 내담자, 상담장소, 시간, 유형 등이 들어가고, 상세한 상담 내용을 적어야 합니다. 이것을 처음에는 파워포인트나 워드프로세서 양식으로 만들어서 양식을 채워오라고 상담사에게 부탁했습니다. 그러나 사람마다 양식을 조금씩 변경해서 쓰기도 하고, 글꼴, 문단, 페이지 나누는 방법 등이 개인마다 미묘하게 달라지기도 합니다. 가장 큰 문제는 결과가 파일로 나오기 때문에 파일명을 일관성있게 붙이고, 상담사는 파일을 제출하고, 관리자는 취합해서 파일 관리를 하나하나 꼼꼼하게 해주어야 합니다.

솔루션: Airtable 기반의 상담 관리 시스템

그래서, 에어테이블로 상담 관리 시스템을 만들었습니다. 실제 초기 구축은 3~4시간 정도에 끝났고, 운영하면서 조금씩 보완해나갔습니다. 상담이 남아있는 내담자는 누구이고, 완료된 내담자는 누구이며, 상담사별로 얼마나 상담을 했고, 어떤 일정이 근간에 예정되어 있고, 지금 어떻게 진행되고 있는지 등이 한 눈에 보이는 것은 당연합니다.

Airtable로 구현된 상담관리 시스템. 상담 일정 테이블 뷰
Airtable로 3~4시간만에 구현된 상담관리 시스템. 상담일정 테이블 뷰

상담관리 시스템. 캘린더 뷰
상담관리 시스템. 캘린더 뷰

상담 일지 입력

제가 추가로 기대했던 것은 바로 상담 일지의 관리였습니다. 각 상담사들이 에어테이블에 직접 들어가서 상담일지 작성 필드에 상담 내용을 서식이 있는 리치 텍스트(rich text)로 입력할 수 있게 했습니다. 에어테이블의 리치 텍스트 입력은 마크다운(Markdown)을 지원하며, 마크다운에 익숙하지 않은 사람들을 위해 아래 그림과 같이 보조 툴박스가 떠서, 금방 익숙하게 서식이 있는 문서 작성이 가능합니다.

상담일지 작성하는 화면. Rich text 입력을 위한 툴박스가 제공된다.
Airtable에서 상담사가 상담일지를 입력하는 화면. Rich text 입력을 위한 툴박스가 제공되며, Markdown도 쓸 수 있다.

결과보고 및 상담 일지 출력

6개월 정도 되는 프로젝트가 종료되고, 발주처에 상담일지 원본을 상담사별, 내담자별, 주제별, 날짜별 등으로 정렬하여 제출해야 했습니다. 만약에 상담 일지를 파일로 만들었다면, 파일들 정리하느라고 하세월이 걸렸을 것입니다. 에어테이블에는 상담 일정 등 메타 데이터와 상담 내용(상담 일지)가 같이 정리되어 있으니, 원하는 방식으로 그룹핑하고, 정렬하는 것은 매우 쉬운 일입니다. 그리고, 상담 일지 양식은 에어테이블의 페이지 디자이너(Page designer)를 이용해서 1시간 정도 걸려서 템플릿을 만들었습니다.

Airtable의 Page Designer를 이용해 상담일지 템플릿을 만드는 모습
Airtable의 Page Designer를 이용해 상담일지 템플릿을 만드는 모습

그리고, 드디어! 데이터베이스에 상담사들이 입력한 수백 건의 데이터와 내용들이 다음과 같이 깔끔하게 상담일지 양식으로 변환이 되었습니다. 그리고 수 백 페이지의 상담 일지는 그냥 클릭 한 번으로 PDF 파일 하나로 제작되었습니다.

한 건의 상담이 상담일지 양식에 맞게 한 장씩 출력됩니다.
상담일지를 PDF로 출력한 예시. 상담 한 건이 한 장으로 생성되며, 수 백 장도 한꺼번에 생성된다.

데이터베이스의 리포트 생성

데이터가 많고, 계속 변한다면, 그것의 구조를 만들고, 관리하는 것(structure, logic)과, 보여주는 것(presentation)이 분리되는 것이 바람직하겠죠.

구글 설문에 들어간 데이터, 그리고, 잣폼에 들어간 데이터도 마찬가지였습니다. 데이터 입력은 편하게 하되, 보여주는 아웃풋은 예쁘게 원하는 모양으로 보여야 합니다. 그래서 반복적인 템플릿이나 반복적인 데이터가 있는 자료들은 되도록이면 데이터베이스를 이용해 관리하는 것이 좋겠지요. 일상적인 업무에서도 데이터를 기반으로, 원하는 형식으로 만드는 일이 많이 있습니다. 예를 들면, 수 백 명의 상장, 수료증을 만든다거나, 인보이스를 출력한다거나, 재직증명서를 만든다거나, 특정한 형식의 요청서를 만드는 경우, 여러 명의 주소를 기반으로 우편 레이블을 만드는 경우, 수백 명의 고객에게 이름과 몇 가지 정보만 바꿔서 메일을 보내는 경우 등입니다. 이런 문서들은 양이 적으면, 워드프로세서 프로그램의 템플릿을 이용해 직접 작성할 수도 있지만, 조금 양이 많아지면, 보통 스프레드시트와 연계하여 소위 "메일 머지"를 사용해서 만들 수 있습니다. 그러나 데이터가 지속적으로 들어오고, 계속 업데이트되며, 여러 사람으로부터 수집해야 하는 데이터라면 데이터를 입력, 수집, 관리하는 시스템이 같이 따라줘야 합니다. 그리고 최종적으로 데이터를 원하는 형식(포맷)으로 만들어서 출력해주는 리포트(Report) 기능이 필요합니다.

간단한 데이터베이스와 쉬운 리포팅을 구현하는 방법으로 지금까지 구글 설문의 폼 퍼블리셔, 잣폼의 PDF 생성 기능, 그리고 에어테이블의 페이지 디자이너를 살펴보았습니다. 각각의 경우 약간의 특징과 장단점이 있습니다.

스프레드시트(엑셀, 구글시트 등)와 워드프로세서 메일 머지(워드, 한글 등)
  • 변화가 없는 한정된 데이터를 가지고 있고, 특별히 입력 인터페이스는 필요없으며, 딱 한 번 작업하면 끝나는 경우에 적합.
  • 워드프로세서에서 스프레드시트 데이터를 한 번 불러오면 끝남.
  • 보통 우편 레이블 출력, 상장 출력, 청구서 등에 많이 활용

구글 설문의 폼 퍼블리셔(Form Publisher for Google Forms)
  • 사용자로부터 설문으로 받은 내용을 원하는 양식으로 변환하여 출력할 때 유용
  • 최종 출력 양식에 PDF 뿐 아니라, 워드프로세서, 스프레드시트, 프리젠테이션 프로그램을 지정할 수 있어서 유연함.
  • 양식 하나하나는 파일로 관리되어 편하기도 하지만, 나중에 대량으로 정리할 때에는 번거로울 수도 있음.
  • 계산, 차트 등의 기능을 이용해서 매우 복잡한 개인별 리포트를 생성 가능(예: 심리검사 결과 리포트)

잣폼의 PDF 변환
  • 페이퍼로 된 PDF 파일을 온라인 설문으로 변환시킬 때 편리함.
  • 특히, 서명이 포함되어 있는 경우도 온라인으로 바로 처리할 수 있어서 편리함.
  • 사용자로부터 받은 데이터는 깔끔하게 잣폼 테이블 데이터로 관리되고, 각종 연산 처리가 가능함.
  • 개별 또는 여러 개의 PDF 파일을 만들 수 있음. 기능이 많다 보니 사용법이 약간 까다로운 편

에어테이블의 페이지 디자이너 (Page designer for Airtable)
  • 초기에 데이터베이스를 구축해야 한다는 점에서 부담이 있음.
  • 강력한 데이터베이스를 기반으로 한, 관리자용, 사용자용 인터페이스 구축이 비교적 쉽게 이루어짐.
  • PDF 리포트도 파일이 아니라, 데이터베이스에 들어가 있으므로, 개별 또는 그룹별로 관리하기가 쉬움.

2023-11-07

전자 계약(PDF 서명 요청) 솔루션 비교

전자 계약 솔루션의 필요성

지난 번에는 어떤 PDF 문서든 상관 없이, 무료로 쉽게 전자 서명(eSign)을 넣는 4가지 방법을 알아보았습니다. 이 말은, 특별히 서명할 수 있게 만들어진 PDF가 아니어도, 아무 PDF에나 전자 서명은 추가할 수 있습니다.

그러나, 실제 비즈니스에서 상대방에게 전자 서명할 수 있는 필드를 넣지 않고, 그냥 모양만 서명할 수 있게 보내면, 잘 모르는 상대방은 인쇄해서, 종이에 서명하고, 다시 스캔받아서 회신해줄 가능성이 많습니다.

좀 더 친절한 방법은 PDF 문서 안에 "서명 필드"를 추가하여, 이메일이나 카카오톡과 같은 메신저로 상대방에게 보내주는 것입니다. 그렇게 하면, 상대방은 문서를 받자마자, "특별한 소프트웨어가 없어도", 바로 그 자리에서 서명을 할 수 있습니다. 이런 기능을 핵심적으로 가지고 있는 것들을 통상 전자 서명(electronic signature) 또는 전자 계약 솔루션이라고 합니다.

Adobe Acrobat에서 서명 요청 보내는 화면(출처: Adobe Acrobat 도움말)
Adobe Acrobat에서 서명 요청 보내는 화면(출처: Adobe Acrobat 도움말)

솔루션 비교 (롱리스트)

그렇게 서명 요청을 하는 툴과 솔루션은 수 백 가지입니다.


일반적 전자 서명 요청 프로세스

서명 요청을 보내는 방식은 거의 동일합니다.

  1. 상대방의 서명을 필요로 하는 문서를 업로드하거나, 오픈합니다.
  2. 내 서명이 필요하다면, 먼저 내 서명을 합니다.
  3. 상대방 서명이 필요한 곳에 서명 필드를 삽입합니다.
  4. 서명 요청을 받을 수신자의 이메일 또는 메신저 아이디를 지정합니다.
  5. 상대방이 이메일/메시지를 받으면, 아무런 소프트웨어 없이 바로 그 자리에서 전자 서명을 추가할 수 있습니다.
  6. 서명이 완료되면, 문서의 이해관계자 모두에게 이메일 통보가 가고, 서명된 문서가 공유됩니다.
  7. 서명 요청자는 이 모든 과정을 관리자 페이지에서 트래킹할 수 있습니다.

몇 가지 차이는, 한꺼번에 서명 요청을 몇 명에게 보낼 수 있느냐, 서명 필드 외에 다른 필드를 어떤 식으로 추가하느냐, 전자 서명 외에 디지털 서명을 추가하느냐, 계약서 템플릿을 제공하느냐 정도입니다.


솔루션 비교 (숏리스트)

오늘은, 아주 소규모 사업자나 프리랜서, 자영업자 또는 개인을 위해서, 실질적으로 무료로 사용할 수 있는 PDF 서명 요청 소프트웨어를 알아봅니다. 아래 표에 제가 직접 하나하나 직접 확인해서 PDF 전자 서명 요청 기능이 있는 솔루션들을 열거했습니다. 비교적 관대한 무료 플랜이 있는 것도 있고, 무료 요금제가 없는 것도 있습니다. 유료 최저 요금제로 가더라도 서명 요청 건수에 차이가 좀 있습니다.


PDF 전자 서명 요청 주요 솔루션 비교 (2023년 11월 7일 현재)
서비스명 무료 요금제
서명요청 건수
유료 요금제
서명요청 건수
최소 요금 (/월) 주 기능
Adobe Acrobat Standard - 무제한 15,000원 종합 PDF 솔루션
Box Sign 월5건 월15건 13,375원 클라우드 스토리지
DigiSigner 월3건 무제한 $12.00 전자 계약
DocHub 월3건 무제한 $10.00 전자 계약
Dropbox Sign (Dropbox와는 별도 상품) - 무제한 $15.00 클라우드 스토리지인 Dropbox와 통합 상품도 있음
ilovePDF 총 문서 크기 500MB 이내 무제한 $4.00 종합 PDF 솔루션
Jotform Sign 월10건 월100건 $34.00 온라인 폼, DB 테이블
PandaDoc - 무제한 $19.00 전자 계약
Paperless.onl 최초20건 월15건 10,000원 전자 계약
SignFree (서명 필드 추가 없음.) 무제한 무제한 무료 전자 계약
SignNow - 무제한 $8.00 전자 계약
SignWell 월3건 무제한 $8.00 전자 계약
Smallpdf 일2건 무제한 10,500원 종합 PDF 솔루션
글로싸인 - 월5건 5,000원 전자 계약
모두싸인 - 월5건 7,900원 전자 계약
싸인오케이 2023년 무료 10건 20,000원
(종량제)
전자 계약
이싸인온 - 무제한 (개인) 9,900원 전자 계약
이폼사인 최초100건, 30일간 월50건 (Personal) 10,000원 전자 계약

SignFree는 무제한으로 서명 요청을 할 수 있고, 수신자도 바로 그 자리에서 서명을 할 수 있긴 한데, 정확히 어디에 서명을 해야 하는지 서명 필드를 지정해주지 않고, 수신자가 서명을 알아서 정확한 위치에 넣어야 한다는 점에서, 다른 유료 솔루션들과는 좀 차이가 있습니다.


개인적 선택/추천

회사/조직에서 계약서, 전자 서명을 많이 써야 한다면 Adobe Acrobat Standard나 Pro 또는 수많은 국내 솔루션 중에 하나를 추천합니다.

개인, 프리랜서, 일인 사업자이거나, 일회성 서명 요청, 소량의 계약을 해야 한다면, 간단하고 빠른 솔루션으로 Smallpdf나 iLovePDF를 추천합니다.

조금 사용법이 복잡하지만, 비즈니스에서 필요하다면, 온라인 양식(폼)을 매우 정교하게 만들고 관리해주는 Jotform도 사용해보십시오. Jotform은 오프라인 PDF 문서를 쉽게 온라인 문서로 만드는 데에도 유용합니다. 구글 설문보다 복잡한 온라인 양식을 만드는 데에 적합하고, 온라인 양식이나 PDF 문서에 쉽게 서명 요청란을 넣을 수 있습니다.

저는 전자 서명 요청 용도로 현재 Smallpdf를 쓰고 있습니다.

2023-11-02

여러 개, 다른 종류, 다른 환경 브라우저 사이의 북마크 동기화 방법

데스크톱 PC 몇 대와 모바일 기기 몇 대를 왔다갔다 하면서, 어느 한 쪽에서 북마크(즐겨찾기)해둔 것이 다른 쪽에서도 똑같이 기록되어 있으면 좋겠죠. 그것도 같은 브라우저끼리 말고, 데스크톱 크롬과 모바일 오페라가 동기화되면 좋겠습니다. 오늘은 북마크 동기화 방법을 정리해봤습니다.

같은 종류의 브라우저끼리 북마크 동기화

다행히 요즘 브라우저들은 기본적으로 같은 벤더의 브라우저끼리는 북마크, 로그인 정보, 확장 프로그램 정보 등을 다 동기화 해줍니다. 방법도 그리 어렵지 않습니다. 대부분은 그냥 해당 브라우저에서 제공하는 계정에 로그인하면 알아서 여러 대의 데스크톱과 모바일 기기에 동기화를 해줍니다.


소셜, 클라우드 북마크 관리

오래 전에는 브라우저의 북마크 관리를 위해 소위 소셜 북마크 서비스라 할 수 있는 del.icio.us (현재는 서비스 중단), 거기에 노트나 하이라이트 기능 등을 추가한 diigo를 썼습니다. 그러다가 클라우드에 북마크를 저장해주는 Google Bookmarks (현재는 서비스 중단)를 잠깐 썼습니다. 그리고 여러 브라우저간에 북마크를 동기화해준다는 xBrowserSync를 써보기도 했습니다. 이런 서비스는 그다지 수요가 많지 않아서인지, 대부분 중단되었습니다. 현재는 xBrowserSync가 오픈 소스이며, 빅테크 회사들처럼 많은 정보를 수집해가지 않는 무료 서비스로 남아있는데, 문제점이 좀 있습니다. 서로 다른 종류의 브라우저 사이에 북마크 동기화를 지원하는 대신, 같은 종류의 브라우저 북마크 동기화 기능을 꺼야 하고, 동기화 총 용량이 제한적인 몇 개의 퍼블릭 서비스 서버 중에 하나를 골라야 합니다. 마지막으로, 위의 서비스들 대부분이, 브라우저에 내장된 북마크 추가, 삭제, 관리 기능과는 조금 다른 사용자 인터페이스를 사용하는 것도 잘 쓰지 않게 되는 요인이었습니다.

xBrowserSync 데스크톱 화면. 출처: https://www.xbrowsersync.org/
xBrowserSync 데스크톱 화면. 출처: https://www.xbrowsersync.org/

결론: EverSync

저의 욕구는 단순합니다. 그냥 여러 대의 데스크톱과 모바일 기기, 그리고 서로 다른 종류의 브라우저(크롬, 엣지, 파이어폭스 등등) 상관없이 똑같은 북마크를 쓰고 싶은 것입니다. 브라우저의 고유한 북마크 관리 기능은 그냥 건드리지 말고, 그대로 사용했으면 좋겠습니다. 그래서 결국에는 에버씽크(Eversync)라는 프로그램을 쓰게 되었습니다. 크롬 확장(크롬, 엣지, 오페라, 비발디, 웨일 등) 프로그램파이어폭스 애드온 프로그램이 있으니, 사실상 거의 모든 브라우저를 커버합니다.

확장 프로그램을 데스크톱의 모든 브라우저에 설치합니다. 그리고 아래와 같은 동기화 옵션을 이용해서 동기화를 한 번만 시켜주면, 나중에는 알아서 추가 동기화가 됩니다. 모바일 브라우저는 원래, 같은 종류의 데스크톱 브라우저와 동기화가 되므로, 이제 내가 쓰는 모든 브라우저의 북마크 동기화가 됩니다.

Eversync의 동기화 옵션
Eversync의 동기화 옵션: 합치기, 로컬 북마크를 서버에 올리기, 서버 북마크를 로컬에 내리기, 60분마다 정기적 동기화 등

everhelper.me/client 사이트에서 북마크를 직접 관리하고 수정할 수도 있습니다. 제가 유용하게 썼던 기능은, 중복 북마크 찾아서 제거하기와 빈 폴더 찾아서 제거하기였습니다.

Eversync 북마크 관리 기능에서 중복 북마크 제거 및 빈 폴더 제거 기능도 유용합니다.
Eversync 북마크 관리 기능에서 중복 북마크 제거 및 빈 폴더 제거 기능도 유용합니다.

2023-11-01

(인쇄, 스캔 없이, 무료로) PDF 문서에 서명하는 4가지 방법

PDF 문서에 전자 서명을 추가하려고 합니다. 여기서 말하는 전자 서명은 우리가 종이에 서명(싸인)하는 것을 단지 전자 문서상에서 싸인하는 것입니다. 이런 전자 서명도 법적 효력이 있습니다. 하지만 발신자의 신원 증명 등을 위해 암호 키와 공개 키를 사용하는 디지털 서명과는 다른 이야기입니다.

상대방이 쉽게 전자 서명할 수 있도록 도와주고, 서명이 포함된 계약서를 관리하는 상용 솔루션은 아주아주 많습니다. 서명 및 계약서를 일대일로 주고 받거나, 다수에게 배포할 수 있습니다. 이런 솔루션들은 PDF 파일 내에 전자 서명이 가능하도록 별도의 필드를 제공합니다. 문서 수신자가 어디에 어떻게 서명해야 할 지 몰라도, 서명란을 쉽게 알 수 있고, 그 자리에서 서명을 추가할 수 있습니다. 그리고, 그 이후 워크플로우가 연계되어, 서명 문서를 클라우드에서 관리하는 방식입니다.

오늘의 시나리오는, 입력 및 서명이 필요한 양식 문서를 PDF로 받았는데, 전자 서명을 전혀 고려하지 않은 문서일 경우입니다. 단지 서명을 추가하기 위해서 인쇄하고, 종이에 서명하고, 다시 스캔하는 번거로움을 겪을 수는 없잖아요? 모양만 있는 서명란에, 서명을 해야 하는 "최종 사용자" 입장에서, 간단하게 전자 서명을 무료로 추가하는 방법을 알아봅니다.


1. 어도비 애크로밧 리더(Adobe Acrobat Reader) (거의 모든 OS에서)

이게 꼭 있어야만 PDF 파일을 볼 수 있다고 생각하는 분들이 많아서, 아마도 대부분의 PC / 맥 / 안드로이드 / 아이폰 사용자들이 가지고 있는 프로그램일 것입니다. 어도비 애크로밧 리더는 무료이며, 기본적으로 PDF 파일을 열어서 보고, 주석을 달거나, 양식(form)을 채우고, 서명을 추가할 수 있습니다.

방법도 간단합니다. 서명을 넣고 싶은 위치에 포인터를 클릭하고, 메뉴에서 Fill & Sign을 선택합니다. 서명을 넣는 방법은 직접 그려넣기, 이니셜을 영어로 타이핑하기, 또는 기존에 스캔받은 이미지를 가져오기가 있습니다. 이렇게 사용된 서명은 어도비 클라우드에 저장이 되어서 모바일이나, 다른 PC에서도 사용할 수 있습니다. 또 서명된 문서는 어도비 싸인이 인증하고, 읽기 전용 문서로 바뀌어 사본 또는 링크를 상대방에게 보낼 수 있습니다.

애크로밧 리더에서 서명 추가하기. 이니셜을 추가하는 화면
애크로밧 리더에서 서명 추가. 이니셜을 추가하는 화면

2. PDF24 (클라우드 또는 윈도우즈 환경)

생각보다 덜 알려져 있는데, PDF24는 개인과 기업에서 100% 무료로, 아무런 제한 없이 사용할 수 있는 훌륭한 PDF 도구입니다. 프린터 드라이브, 합치기, 나누기, 회전, 변환, 페이지 정렬, 편집 등 수많은 기능들이 있는데, 그 중에 서명 기능도 아주 요긴합니다. 윈도우즈용 PDF24 프로그램을 다운로드받아도 되고, 아니면 그냥 PDF24 온라인 서비스를 이용해도 됩니다. 도구 모음에서 "PDF 파일에 서명" 아이콘을 선택하고 원하는 파일을 열면, 바로 서명 도구가 있습니다. 직접 서명을 그리거나, 파일을 올리거나, 또는 카메라로 서명을 찍을 수 있습니다. 애크로밧 리더가 설치되어 있지 않거나, 클라우드에 로그인하는 것이 부담스러울 때, PDF24 온라인 서비스는 좋은 대안이 될 것입니다.

PDF24에서 제공하는 여러 도구들
PDF24에서 제공하는 여러 도구들

PDF24를 이용해 문서에 서명을 추가
PDF24를 이용해 문서에 서명을 추가하기

3. 맥의 미리보기 (macOS)

맥(Mac)에서는 내장된 미리보기(Preview) 프로그램에서 PDF 파일에 바로 서명을 추가할 수 있습니다. PDF 파일을 미리보기로 연 상태에서, 마크업 도구 막대 보기 버튼을 클릭한 다음(마크업 도구 막대가 보이지 않는 경우) 서명 버튼을 클릭하면 서명을 추가할 수 있습니다.

맥에서 PDF 파일에 서명을 추가하는 모습 (이미지 출처: Jotform 블로그
맥에서 미리보기를 이용해 PDF에 전자 서명을 추가하기 (이미지 출처: Jotform Blog)

서명을 추가하는 방법은 세 가지인데, 트랙패드에서 직접 그리기, 카메라로 찍어 올리기, 마지막은 아이폰/아이패드와 연계해서 서명 올리기가 가능합니다. 애플 지원 사이트를 참조하시거나, 전자 서명 방법을 자세히 안내한 잣폼 사이트를 참조하십시오.


4. Microsoft 365 (Office) (안드로이드용, 아이폰용, 아이패드용)

마이크로소프트 365 앱은 워드, 엑셀, 파워포인트 등을 모바일에서 보고, 편집 가능한 통합 오피스 앱입니다. 당연히 원드라이브와도 연동되고, 좋은 것은 PDF 편집, 양식 채우기, 그리고 서명 추가가 가능하다는 점입니다. 모바일이기 때문에 오히려 데스크톱에서보다 자연스러운 서명을 추가할 수 있지요. PDF 파일을 불러와서 더보기 메뉴에 보면, "PDF 서명" 메뉴가 있습니다. 그러면 아래 그림처럼 PDF 파일의 원하는 위치에 서명을 넣을 수 있습니다.

Microsoft 365 앱에서 PDF 파일에 서명 추가하는 화면
Microsoft 365 앱에서 PDF 파일에 서명 추가

출력을 염두해서 만들어진 PDF 파일이라도, 요즘 프로그램들은 알아서 입력 양식을 찾아서 상당히 간편하게 양식 값을 넣을 수 있게 해줍니다. 그리고 전자 서명을 고려하지 않고 만들어진 문서라도, 출력하고, 스캔하는 번거로움 없이 서명을 추가할 수 있습니다. 요약하면, 데스크톱에서는 어도비 애크로밧 리더 또는 맥에 내장된 미리보기 프로그램을 이용합니다. 모바일 환경에서는 어도비 애크로밧 리더 또는 마이크로소프트 365를 이용합니다. 그냥 아무 환경에서나 브라우저가 있다면 PDF 24의 PDF 서명 도구를 이용하면 됩니다.

다음에는 PDF 문서를 만들면서 서명란을 생성하는 "생성자" 입장에서 쉽게 서명란을 만드는 방법을 알아보겠습니다.

2023-10-25

Airtable 자동화 예시: 내일 이벤트를 영업일 하루 전에 자동으로 안내

요즘 많은 노코드 툴들이 그러하듯이, 에어테이블(Airtable)에도 강력한 자동화(automations) 기능이 있습니다. 즉, 여러 앱들간의 프로세스를 엮어주는 재피어(Zapier)메이크(Make) 등을 쓰지 않아도, 상당한 수준의 워크플로우 자동화를 구축할 수 있습니다. 저의 개인적인 경험으로는 재피어나 메이크는 트리거(trigger)나 액션(action)을 정의할 때, 앱 내부의 동작을 세부적으로 정의하는 데에는 좀 한계가 있었습니다.

오늘은 아주 초보적인 자동화를 예시로 소개합니다. 예전에 다루었던 행사 운영 관리 베이스에 간단한 자동화를 얹어보겠습니다. 행사 운영 관리 베이스에는 매일 이벤트(교육, 행사, 모임 등)가 있고, 이벤트에는 담당 강사가 있습니다. 강사는 별도의 테이블에 연결된 Linked records 필드이고, 강사 이메일은 Lookup 필드입니다.

강사들은 조직 내부 구성원이 아니므로, 이벤트를 까먹지 않고 준비하도록 별도의 안내를 보내려고 합니다. 10일 전 안내, 3일 전 안내, 하루 전 안내 등 필요한 시기에 안내를 메일이나 문자로 보내주면 좋겠지요. 이번 예시에서는 하루 전에 자동 안내 메일을 보내봅니다.

자동화할 작업 정의 및 시작하기

무엇을 자동화할 것인지 명확히 하는 게 좋겠죠. 날마다 있는 행사에서 일일이 안내 메일을 보내기 어려우니, 정확히 하루 전에 행사 담당 강사에게 자동으로 행사 안내 메일을 보내기로 합니다. 에어테이블에서 자동화 시작은, 화면 왼쪽 위에 베이스 이름 옆에 [Automations]를 누르면 시작합니다. 참고로, [Data]는 기본적으로 테이블과 컬럼을 만들고, 데이터를 추가하는 곳이고, [Interfaces]는 데이터 시각화 툴입니다.

Airtable 화면 위쪽에 Automations를 선택하면 자동화 정의를 시작합니다.
에어테이블 화면의 왼쪽 위에, 베이스 이름 옆에서, Automations를 선택해서 자동화 화면으로 들어갑니다.

트리거(trigger) 설정

가장 간단한 자동화는 트리거 하나와 액션 하나로 구성됩니다.

트리거는 자동화를 일으키는 조건입니다. "만약 행사가 다음 날 있으면, 안내 메일을 보내라!"라는 자동화에서, "만약 행사가 다음 날 있으면"이라는 것이 바로 트리거입니다.

에어테이블 트리거 유형(trigger type)은 주로 다음과 같은 것들이 있습니다.(물론 그 밖에 외부 앱과 직접 연동되는 트리거도 있습니다.)

When record matches conditions
레코드의 데이터 값이 특정 조건을 만족할 때
When a form is submitted
사용자자 양식(form)에 값을 제출할 때
When record created
새로운 레코드가 생성될 때
When record updated
기존 레코드 값이 변경될 때
When record enters view
특정 뷰를 기준으로 레코드가 생성될 때(정확히는, 조건에 맞는 레코드가 들어올 때)
At scheduled time
특정 시간이 되면
When webhook recieved
(외부 앱에서) 웹훅 이벤트를 받을 때
When a button is clicked
버튼(필드)이 눌릴 때
Airtable의 Trigger 종류
에어테이블에서 자동화 시발점인 트리거의 종류

우리는 제일 첫 번째 트리거를 사용합니다. 행사 운영 관리 베이스에서는 영업일 기준으로 {시작일} 필드의 날짜를 검사하는 수식을 이미 만들어 놓았습니다. 따라서 조금 더 구체적으로 트리거를 다음과 같이 정의할 수 있습니다. {영업일 기준}의 값이 "다음날"이면, 뭔가 액션을 취해라. 간단하죠? 아래 그림과 같이 트리거 유형, 테이블, 조건(conditions)를 차례로 설정해주면 됩니다.

트리거 설정: 트리거 유형, 테이블, 조건을 설정한다.
트리거 유형에서 레코드가 특정 조건에 맞을 때를 선택하고, 테이블은 "일정" 테이블을, 조건은 {영업일 기준} 필드값이 "다음날"인 경우로 설정했다.

액션(actions) 설정

트리거 조건을 만족하면, 무엇을 시킬 것인가가 바로 액션이죠. 우리는 강사에게 메일을 보냅니다. 다음과 같은 액션 유형(action type) 중에 Send email을 고르면 됩니다.

Send email
메일을 보낸다.
Create record
새로운 레코드를 생성(추가)한다.
Update record
기존 레코드 값을 변경한다.
Find records
(조건에 맞는) 레코드를 찾아낸다.
Run script
스크립트를 실행한다.
Airtable 자동화 액션의 유형
에어테이블 자동화에서 액션의 유형

이 밖에도, 에어테이블에서 직접 슬랙이나 마이크로소프트 팀즈에 메시지를 보낸다든지, 구글 캘린더, 구글 시트, 지라 등에 내용을 추가하는 등의 액션 유형도 있습니다.

메일을 보내기로 했으니까, 수신자, 주제, 메일 내용과 같은 필수값들을 설정해주면 됩니다. 물론 데이터베이스에서 특정 필드를 변수로 포함시킬 수 있습니다. 특정 필드값을 변수로 사용하기 위해서는 파란색 ⊞ 버튼을 누르고, Insert value from field 목록에서 원하는 필드명을 고르면 됩니다.

액션에 대한 레이블(label)은 "강사 안내 메일"로 설명을 넣어줍니다.

수신자에는 {강사 메일}이라는 이메일 주소값 필드를 넣어줍니다.

메일 제목은 아래와 같이 작성했습니다.

다음 날({시작일}) {이벤트} 안내
액션에서 액션 레이블, 메일 수신자, 메일 제목을 설정합니다.
액션 설정: 액션의 제목을 넣어주고, 이어서, 메일 수신자, 메일 제목을 넣습니다.

메일 내용에는 간단히 아래와 같이 세 개의 필드를 포함시켰습니다.

{강사}님, 안녕하세요?
{시작일}에 {이벤트}이/가 시작되어요. 
미리 준비하시고, 당일날 늦지 않게 와주세요. 
감사합니다.
메일 내용 설정 화면
메일 내용 설정 화면

테스트 및 미리 보기

이제 트리거와 액션을 만들었으니, [Generate a preview] 버튼을 눌러 메일 모양이 어떻게 나올지 확인해봅니다. 또는 [View results] 버튼을 눌러 자동화 실행 결과가 성공적인지 확인해봅니다.

액션 결과 미리보기
액션 결과 미리 보기

활성화(activate)

마지막으로 방금 만든 자동화가 아직 비활성화(inactive) 상태이므로, 활성화(active) 상태로 바꿔줍니다.

지금까지 정의한 자동화를 active 상태로 바꿔준다.
지금까지 정의한 자동화를 활성 상태(active)로 바꿔준다.

이제 다 되었습니다. 앞으로는 운영자들이 일일이 사전 안내를 하지 않아도, 담당 강사에게 하루 전 메일이 자동으로 나갑니다. 물론 이 예시에서는 극단적으로 간단한 조건들을 사용했지만, 보다 복잡한 조건, 복합 트리거, 복합 액션, 조건부 분기 액션을 만드는 것도 크게 어렵지 않습니다.

다음 기회에는 메일 말고, 문자나 카카오톡 메시지를 자동으로 보내는 것을 살펴보겠습니다.

2023-10-19

SQL과 연관지어본 Airtable: linked records, lookup, count, rollup 필드

에어테이블(Airtable)은 기본적으로 관계형 데이터베이스입니다. 요즘에는 비정형 데이터와 빅데이터가 부상하면서 NoSQL 데이터베이스도 많이 쓰이지만, 여전히 관계형 데이터베이스는 매우 중요합니다. 에어테이블을 사용하기 위해 데이터베이스의 개념이나 질의 언어인 SQL을 알 필요는 전혀 없습니다. 그러나, 기존에 SQL을 조금이라도 써왔던 분들은, SQL과 연관시켜서 에어테이블의 주요 개념들을 좀 더 쉽게 이해할 수 있을 것입니다.

에어테이블에서 한 개의 데이터베이스를 베이스(base)라고 부릅니다. 그리고 베이스 안에는 여러 개의 테이블(table)을 담을 수 있습니다. 다시 테이블은 여러 개의 다른 방식으로 표현된 뷰(view)를 가질 수 있습니다. 이 때 기본적으로 테이블과 테이블이 관계를 맺으면(에어테이블에서 link to라고 표현함. SQL에서 말하는 join), 현재의 테이블에 관계 맺어진 다른 테이블의 값을 불러오거나(lookup), 가져와서 요약 정리하거나(rollup), 갯수를 셀 수(count) 있습니다. 이 글에서는, 관계형 데이터베이스를 설명하려는 것은 아니므로, 간단히 에어테이블에서 이런 것들이 어떤 필드로 표현되는지, 그것을 SQL로 표현하면 어떻게 대응되는지만 살펴봅니다.

어떤 예제로 설명을 해야 하나 고민하다가, 그냥 제가 개인적으로 사용하고 있는 독서 목록이라는 베이스를 사용하기로 했습니다. 읽은 책들을 정리하기 위한 베이스의 구조는 아주 간단합니다. 책 목록과 작가 목록 두 개의 테이블로 되어 있고, 책의 저자가 작가의 이름과 연결(link)되어 있습니다. 책 목록에 같은 작가가 쓴 책이 여러 권 있을 때, 작가 이름을 매번 새롭게 치는 것이 아니고, 작가 테이블에서 불러온다는 것입니다.

예시 (데이터)베이스

예전부터 공개된 독서 카드(특정 뷰)

에어테이블에서는 미리 테이블 안에 linked records 필드 (또는 link to 필드), lookup 필드, count 필드, rollup 필드를 만들어놓게 되므로, 컬럼(필드) 수가 다소 많아지게 됩니다. 그래서, 필요 없는 컬럼은 숨기기하면서 목적에 맞는 여러 개의 뷰(view)를 만들면 됩니다.

실제로는 아래 두 개의 테이블명과 필드명으로 한글을 사용했습니다. 다만, 일반적인 데이터베이스에서 한글을 테이블과 필드 이름으로 사용하는 데에는 제약이 따르므로, 여기 예시에서는 편의상 영문으로 합니다.

Books 테이블 구조
필드명필드 유형비고
Book_titleSingle line textPrimary field
AuthorLinked records저자 테이블과 연결
RatingRating1점~5점
About_authorLookup저자 테이블에서 인물소개 값을 참조

Authors 테이블 구조
필드명필드 유형비고
Author_nameSingle line textPrimary field
DescriptionLong text저자에 대한 소개글
BooksLinked records해당 저자가 쓴 책 목록. 책 테이블과 연결
N_of_booksCount이 작가의 책이 책 테이블에 몇 개 있는지 셈
Average_ratingRollup이 작가가 쓴 책의 평균 별점 계산

Linked records 필드

Airtable의 확장 프로그램인 Base schema를 이용해 독서 목록이라는 베이스의 스키마를 시각적으로 표현한 그림. 두 테이블 사이에 Linked records 필드만 보여주도록 설정한 경우
에어테이블 확장 프로그램인 Base schema를 이용해 독서 목록이라는 베이스의 스키마를 시각적으로 표현한 그림. 두 테이블 사이에 Linked records 필드만 보여주도록 설정한 경우

Linked records 필드는 두 개의 테이블을 연결하는 것입니다. Books 테이블에서 저자는, Authors 테이블에 있는 저자명과 연결됩니다. 에어테이블에서는 한 테이블에서 Link to 필드를 만들면, 자동으로 다른 테이블에도 Link to 필드가 생깁니다. 다시 말해, Books 테이블의 저자를 Authors 테이블의 저자명과 연결하면, 거꾸로 Authors 테이블에는 Books 테이블의 책이름과 연결되는 Link to 필드가 자동 생성되어, 해당 저자가 쓴 책 목록이 모두 표시됩니다. Books 테이블에서는 글쓴이가 보여지는 방식을 SQL로 표현하면 다음과 같이 되겠지요.

SELECT b.book_title, a.author
FROM books b
INNER JOIN authors a ON b.author = a.author_name;

Lookup 필드

Lookup 필드는 연결된 다른 테이블에서 특정 필드 값을 조회해서 가져오는 것입니다. Books 테이블에서는 매번 저자의 인물 소개가 들어가지 않지만, Authors 테이블에서 Description의 값을 조회해서 보여주는 방식입니다.

SELECT b.book_title, b.author, a.description AS about_author
FROM books b
INNER JOIN authors a ON b.author = a.author_name;

Count 필드

에어테이블에서 Count라는 유형의 필드는 실제 SQL에서 count 함수를 쓰는 것과 비슷합니다. 아래 쿼리는 저자별로 Books 테이블에 몇 권의 책이 있는지 세어서 보여줍니다.

SELECT a.author_name, COUNT(*) AS n_of_books
FROM books b INNER JOIN authors a 
ON b.author = a.author_name
GROUP BY a.author_name;

Rollup 필드

에어테이블의 Rollup 필드는 연결된 다른 테이블의 특정 필드를 요약해서 보여줄 때 사용합니다. 위에서 저자별로 여러 권의 책이 있고, 각 책들의 별점이 있는데, 저자별로 모든 책들의 별점의 평균을 보여주기 위해 Authors 테이블에 Rollup 필드를 넣었습니다. Rollup 필드는 평균 외에도, 합계, 갯수, 최대값, 최소값, 문자열 함수, 논리 함수 등 여러 가지를 사용해서 요약할 수 있습니다.

에어테이블의 평균별점 필드의 수식은 다음과 같이 정의됩니다. 별점이 있는 경우, 있는 레코드만 모아서 평균을 보여달라는 것이죠.

IF(values, AVERAGE(values))

SQL에서 저자와 저자별 별점 평균을 보여주려면 다음과 같이 하면 되겠죠. (소수 첫째 자리까지만)

SELECT a.author_name, ROUND(AVG(b.rating), 1) AS average_rating
FROM books b
INNER JOIN authors a ON b.author = a.author_name
GROUP BY a.author_name;

제가 겪은 실무에서는, 단순하게 lookup, rollup, count를 쓰기보다는 조건부(conditional) 필드를 사실 더 많이 쓰게 됩니다. 에어테이블에서는 상당히 직관적으로 코딩 없이 조건부 lookup, rollup, count를 사용할 수 있고, 그것에 따라 여러 개의 뷰를 만들 수 있습니다. 그리고 각각의 뷰에서 할 수 있는 일을 제한해놓습니다. 그러면, 데이터베이스나 프로그래밍에 대한 지식이 거의 없어도, 상당히 복잡한 업무 처리를 이것만으로 구현하게 됩니다.

2023-10-16

종이 PDF 양식을 온라인 양식으로 변경, 결과도 PDF 양식으로 저장 (Jotform 이용)

지난 번에 구글 설문(Google Forms)로 응답받은 내용이 개인별 PDF 파일로 생성되는 방법을 살펴보았습니다. 이번 시나리오는, 기존에 오프라인으로 쓰던 입력 양식이 이미 있다고 가정하고, 그것을 최대한 살려서, 온라인 양식을 만든 다음, 온라인 양식으로 응답을 받으면, 오프라인 양식에 값이 저장되게 하는 것입니다. 


온라인 양식(form) 생성 도구 중에 가장 세세한 기능과 옵션을 제공하는 잣폼(Jotform)이라는 서비스를 이용합니다. 잣폼에서는 온라인에서 PDF 양식을 직접 만들 수도 있고, 기존 PDF 파일을 불러와 온라인 폼과 연결시킬 수도 있습니다. 온라인 폼을 통해 받은 데이터를 잣폼 테이블(Jotform Tables)을 이용해 데이터베이스로 관리할 수 있고, 하나하나의 받은 데이터를 원래의 PDF 파일 형식으로 내보낼 수 있습니다. 

1. 종이 PDF 양식 파일 준비


출력하여 종이로 입력받는 가상의 동아리 가입 신청서를 아래와 같이 PDF 파일로 준비하였습니다. 아래 그림을 선택하면, 여기에서 사용된 PDF 파일을 다운로드 받을 수 있습니다.

종이 출력용 가입 신청서 양식 PDF
종이로 된 가입 신청서 양식 PDF


2. 잣폼에서 폼 생성하기


잣폼에 가입하고 처음 들어가면 My Forms 화면에서 [CREATE FORM] 버튼이 있습니다. 이것을 누르면, 어떤 방법으로 폼을 만들 것인지 물어봅니다. 미리 PDF 모양을 만들어놨으므로 Import Form 을 선택하고, Import PDF form 을 선택한 다음, 만들어놓은 PDF 파일을 불러옵니다.

Jotform에서 Create Form 선택
Create Form 선택

Import Form 선택
Import Form 선택

Import PDF Form 선택
Import PDF Form 선택


3. 온라인 폼과 PDF의 연결

PDF 파일 Import 완료된 모습
PDF 파일 Import 완료된 모습. 이제 Add Form Element 버튼을 눌러 온라인 양식들을 만들기 시작한다.
불러온 PDF 파일을 보면서 잣폼에서 순서대로 양식 요소(Form Element)를 만들어줍니다. [Add Form Element] 버튼을 누르고 차례대로 폼을 생성합니다. 맨 처음에 '성명'은 'Short Text'로 생성하면 되겠지요. 

Form Element중에 Short Text를 골라 성명 필드를 만든다.
Form Element중에 Short Text를 골라 성명 필드를 만든다.



왼쪽 온라인 폼 창에서는, "Type a question"이라고 뜬 폼 레이블에 "성명"을 입력합니다. 오른쪽 PDF 창에서는, 초록색 사각형 텍스트 필드가 PDF 파일 위에 나타납니다. 그것의 위치와 크기를 성명 옆에 갖다 놓습니다. 

생성된 성명 필드를 PDF 파일의 성명란에 옮겨놓는다.
생성된 성명 필드를 PDF 파일의 성명란으로 옮긴다.


이어서 성별에 쓰이는 Single Choice 를 추가하고, 레이블을 "성별"로 입력합니다. 생성된 초록색 동그라미 버튼을 남, 여, 비공개 버튼에 각각 옮깁니다.

이런 식으로 휴대전화에는 다시 Short Text를, 회원 구분에는 Single Choice를, 가입경로에는 Multiple Choice를, 신청일에는 Date Picker를 추가합니다. 마지막으로 신청자 서명에는 Signature 폼을 추가합니다.

4. PDF Preview 및 온라인 폼 테스트


오른쪽 상단의  Preview Form 버튼을 누르면, 방금 만든 양식들을 온라인으로 테스트해볼 수 있습니다. 온라인으로 변환된 동아리 신청서에 값들을 넣어봅니다.

온라인과 연결 완료된 PDF 양식. 오른쪽 위 Preview Form을 눌러 데이터 입력 테스트를 할 수 있다.
온라인과 연결 완료된 PDF 양식. 오른쪽 위 Preview Form을 눌러 데이터 입력 테스트를 할 수 있다.


양식 작성 후에는 Preview PDF를 통해, 내가 넣은 값들이 PDF 종이 신청서에 어떤 모양으로 들어갈지 미리 확인해볼 수 있습니다. 최종 제출(Submit) 버튼을 누르면 이제 테스트로 넣은 값이 들어갑니다.

입력 테스트 화면. 입력 후 Preview PDF를 누르면, PDF 종이 신청서에 값이 어떤 모양으로 들어가는지 확인 가능. Submit을 누르면 최종 제출 완료
입력 테스트 화면. 입력 후 Preview PDF를 누르면, PDF 종이 신청서에 값이 어떤 모양으로 들어가는지 확인 가능. Submit을 누르면 최종 제출 완료

데이터 입력 후 Preview PDF를 통해 확인한 PDF에 데이터가 입력된 모습
데이터 입력 후 Preview PDF를 통해 확인한 PDF에 데이터가 입력된 모습

5. 최종 만들어진 폼을 공개(Publish)


이제 온라인 폼으로 만든 것을 상단 메뉴 중에 PUBLISH 를 선택해 공개적인 링크를 만듭니다. 이 링크를 홈페이지나 소셜 미디어에 올리면, 공개적인 신청/설문을 받을 수 있습니다. 

PUBLISH를 선택하면, 공개적인 데이터 입력 링크가 만들어져 데이터 입력을 받을 수 있다.
PUBLISH를 선택하면, 공개적인 데이터 입력 링크가 만들어져 데이터 입력을 받을 수 있다.

여러분도 데이터 입력을 직접 테스트할 수 있습니다. 최종 제출 전에 Preview PDF를 선택하면, 내가 입력한 데이터가 PDF 양식에 어떻게 들어가는지 확인할 수 있고, 다운로드도 받을 수 있습니다. 입력 양식 안에 이메일 필드가 있는 경우, 응답자의 이메일로 입력된 PDF를 보내게 할 수 있습니다.



6. 데이터 수집


여러 사람이 온라인 폼으로 제출한 데이터는 Jotform Tables에서 확인하고 관리가 가능합니다. Jotform 메인 메뉴에서 Tables를 선택합니다. 지금까지 수집한 데이터들이 깔끔하게 테이블에 들어가 있습니다. Jotform Tables는 Airtable과 매우 비슷하게, 관계형 데이터베이스를 기반으로 데이터 관리를 쉽게 해주는 도구입니다.

메인 메뉴에서 Tables를 선택하면, 수집된 데이터를 테이블에서 확인할 수 있다.
메인 메뉴에서 Tables를 선택하면, 수집된 데이터를 테이블에서 확인할 수 있다.

7. 결과를 다시 PDF 양식으로 출력


이제 입력받은 결과를 다시 PDF 양식으로 출력도 가능합니다. 출력을 원하는 데이터 레코드의 추가 메뉴(⋮)를 누르고, Download as PDF 를 누르면 아래와 같이 값이 채워진 PDF 파일을 얻을 수 있습니다.

테이블에서 입력된 데이터를 개별 데이터, 또는 전체 데이터 모두에 대해 종이 PDF 양식에 값이 채워진 모습으로 다운로드받을 수 있다.
테이블에서 입력된 데이터를 개별 데이터, 또는 전체 데이터 모두에 대해 종이 PDF 양식에 값이 채워진 모습으로 다운로드받을 수 있다.

입력된 값이 종이 PDF 양식에 맞게 들어간 PDF 샘플을 여기에서 확인해보십시오.


잣폼은 현재 나와있는 온라인 양식, 설문조사 도구 중 가장 세세한 설정이 가능하고, 기능이 많아서, 구글 설문과 같이 널리 쓰이는 도구 외에 하나 더 알아둘 만 합니다. 그 중에 오늘은 온라인 폼과 PDF 폼을 연동하는 방법을 알아보았습니다. 다음에는 제가 일상적으로 사용하는 Airtable을 이용햐여 비슷한 작업을 한 번 해보겠습니다.