이번에는 PDF에 입력 가능한 양식을 넣는 대신에, 온라인 설문을 통해 응답을
수집하되, 수집된 결과물이 개인별 PDF 응답지로 저장되도록 해보겠습니다.
예를 들어, 동아리 가입 신청서는 온라인으로 아래와 같이 받고, 그 결과는 실제
가입신청서를 작성한 것처럼, PDF 파일로 생성되는 방식입니다.
온라인 설문 응답응답을 기반으로 생성된 PDF
제가 교육 운영 업무를 할 때 이런 경우가 있었습니다. 교육을 시작하기 전에
열심히 참여하겠다는 동의서를 개인적으로 다 받아야 했습니다. 주로 관공서
교육에서 많이 요구하죠. 교육 참여자 전원에게 설문을 실시해야 합니다.
현장에서 하는 교육은 참여자 10명에게 종이 10장을 나누어주고, 걷어야 합니다.
비대면 실시간 화상 교육을 한다면, 어떤 식으로든 설문지 파일을 전해주고, 개별
응답을 받고, 사진이나 첨부 파일로 받은 10개의 응답지를 다시 정리해야 합니다.
그 어느 경우도, 매우 귀찮은 일입니다. 그냥 온라인 설문으로 하면 되는데 말이죠.
이런 경우, 설문은 온라인 전자 설문으로 받고, 10개의 응답지는 알아서 PDF 파일로
개별 생성해준다면 편리하겠죠. 이렇게 하기 위한 몇 가지 방법을 앞으로 소개할
예정입니다. 오늘은 가장 널리 쓰이는 무료 온라인 설문 도구인 구글 설문지(Google
Forms)를 이용하도록 하겠습니다.
구글 설문지 만들기
여기에서 자세하게 구글 설문지를 만드는 방법은 설명하지 않겠습니다. 그렇게
어렵지 않으니 시도해보시면 금방 할 수 있습니다. 아래와 같이 동아리 가입 신청서
양식을 온라인 설문으로 만듭니다.
폼 퍼블리셔는 구글 설문으로 수집한 데이터를 기반으로, 원하는 문서를 생성해주는
부가 기능입니다. 이것을 응용하면, 설문을 기반으로 개인 응답지를 만들 수 있고,
회사에서는 간단한 신청 및 결재 프로세스를 태울 수도 있으며, 메일 머지, 상장
만들기, 심리 검사에 대한 개인별 자동해석 리포트 만들기도 할 수 있습니다.
응답지 템플릿 만들기
개인별 응답지가 어떤 형식으로 생성될 지 미리 템플릿을 정의해놔야 합니다.
템플릿은 구글 독스(워드프로세서), 구글 스프레드시트, 구글
슬라이드(프리젠테이션 툴)로 만들 수 있는데, 동아리 가입신청서는 간단히 구글
독스로 만들겠습니다. 구글 독스를 열고 아래 예시와 같이 템플릿을
만듭니다. (구글독스로 만들어진 실제 템플릿)
구글 독스로 만든 응답지 템플릿
템플릿 안에서, 설문지에 사용된 질문 문항을 그대로 변수로 사용합니다. Form
Publisher에서는 이런 변수를 마커(Marker)라고 합니다. 마커 이름에는
<<마커명>>과 같이 양쪽을 꺾인 괄호로 묶어줍니다. 바로 이 마커
부분에 사용자가 실제 응답한 내용이 대체되어 개인별 응답지가 만들어집니다. 예를
들어, 성명을 사용자가 "홍길동"이라고 답한다면, <<성명>>이라는 마커
자리에 홍길동이 들어간 응답지가 생성됩니다.
오늘 날짜, 응답자 이메일, 자동 증가하는 응답자 일련 번호 등과 같이 미리 정의된
변수, Standard Markers를 사용할 수도 있습니다. 동아리 신청서 예시에서는 신청한 날짜를 자동으로
불러오기 위해 <<Today>>라는 미리 정의된 마커를 사용합니다.
저장 폴더 만들기
설문 응답이 쌓여가면, 자동으로 생성된 응답지 파일(PDF 포함)을 저장할 폴더를
지정해야 합니다. 저는 현재 설문지가 있는 폴더의 하위 폴더를 하나 만들고,
"가입신청서_저장"이라는 이름을 붙였습니다. 아래와 같이, 현재 폴더에
가입신청서_설문, 가입신청서_설문(응답), 가입신청서_템플릿 파일이 놓이게 되고,
가입신청서_저장이라는 하위 폴더가 생성된 것을 알 수 있습니다.
설문이 있는 폴더 밑에 저장 폴더를 만들었습니다.
Form Publisher 설정하기
이제 구글 설문 편집 화면으로 돌아가서 아래 화면에서처럼 부가 기능에서 Form
Publisher를 선택하고, 실행합니다.
Form Publisher 실행
Form Publisher를 실행하면 화면 오른쪽 아래에 팝업 실행창이 뜹니다. 첫 화면은
Template and markers 화면이고, 좌측 위에 있는 햄버거 메뉴(☰)를
통해 다음과 같은 항목들을 차례대로 설정해주면 됩니다.
Form publisher의 메뉴 선택
Template and markers (템플릿 파일 선택 및 변수(마커) 확인)
Template and markers
Select template: 기본값으로 Form Publisher가 만들어준 템플릿이 있을
것입니다. 이것을 위에서 구글 독스로 만든 응답지 템플릿 파일로
바꿉니다.
Markers: 템플릿 파일을 읽어서 템플릿 파일 안에 변수(마커)가 설문지와
제대로 매칭되는지 확인합니다. 정상적이라면 초록색으로 1개의 표준
마커(<<Today>>)와, 5개의 설문지 문항이 마커로 쓰였다는 것을
확인할 수 있습니다.
Destination folders & routing rules (저장 폴더 지정)
응답자 개인별로 생성되는 응답지가 저장될 폴더 위치를 지정하는 것입니다. 위에서
미리 만들어놓은 "가입신청서_저장"이라는 폴더로 지정합니다.
Destination folders
File generation options (개별 응답 시트 파일 생성 옵션)
응답자 개인별로 생성되는 파일 관련 옵션입니다. 그 중에 제일 중요한 것은, Keep
PDF copy in Drive 옵션을 선택해서, PDF 파일이 차곡차곡 저장되도록 하는
것입니다.
File generation options
Naming convention (개별 응답 시트 파일 이름 설정)
응답자가 여러 명이 되면, 개별 응답지 생성 파일이 서로 구분될 수 있는 파일
이름을 부여해야 합니다. 저는 응답한 시간과 응답자의 성명을 변수로 넣어서 파일
이름을 "<<Timestamp>>_가입신청서_<<성명>>" 과 같이
지정했습니다. 그러면 실제로는 "2023-09-20_가입신청서_홍길동",
"2023-09-21_가입신청서_김철수"와 같이 응답한 시간과 응답자 성명을 조합하여
응답자별로 PDF 파일이 생성됩니다.
Naming convention
Sharing options and notifications (파일을 받아볼 사람 지정)
설문을 받고, 설문 결과 개인별로 생성된 PDF를 응답자 개인에게 자동으로 보낼
수도 있고, 아니면 관리자에게 보낼 수도 있습니다. 메일의 제목과 메시지의 세부
내용도 조정할 수 있습니다. 물론 메일을 보내지 않아도, 관리자 입장에서는 구글
드라이브의 저장 폴더에 응답지가 쌓이므로, 꼭 메일로 통보를 받는 것이 필수는
아닙니다.
Sharing options and notifications
마치며
이제 동아리 가입 신청서를 PDF로 배포하지 않고, 그냥 구글 설문으로 가입 신청을
받게 됩니다. 그리고, 신청이 한 번씩 이루어질 때마다, 자동으로 신청서 PDF
파일이 생성되어 쌓입니다. 물론, 구글 설문의 원래 기능대로 모든 응답 내용은
구글 스프레드시트에 저장되어, 쉽게 데이터 관리를 하고 통계 분석도 가능합니다.
아래 설문지 링크에서 테스트해보시기 바랍니다.
