입력 가능한 양식이 있는 PDF 만들기 1: 무료 LibreOffice Writer 사용

리브레오피스(LibreOffice)는 대표적인 오픈 소스 무료 오피스 스윗입니다. 오늘은 그 중에 워드프로세서인 라이터(Writer)를 이용하여, 입력 가능한 양식(fillable forms)이 있는 ODT(OpenDocument Text)파일을 만들어 보겠습니다. ODT 파일은 라이터 뿐만 아니라, 마이크로소프트 워드, 구글 문서(Google Docs), 한/글에서 열고, 편집할 수 있습니다. 

라이터에는 앞서 살펴보았던 한/글보다 입력 가능한 양식 컨트롤(form controls)의 가짓수가 훨씬 많고, 속성도 더 상세하게 지정할 수 있습니다. 그 중에 자주 쓰이는 컨트롤만 가지고, 아래와 같은 동아리 가입 신청서 양식을 만들어보겠습니다.

만들고자 하는 동아리 가입 신청서 양식. 클릭하면 원본 ODT 파일을 다운로드합니다.

 

 

양식 컨트롤 도구모음 보이기

먼저, 양식 컨트롤을 계속 사용해야 하니, 툴바를 보이도록 하고 고정시켜 놓습니다. 메뉴에서 View > Toolbars > Form Controls 를 선택하면 툴바가 보입니다. 

양식 컨트롤 도구모음(툴바) 보이기

툴바가 보였다 안 보였다 하면 불편하니 툴바에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르고, Lock Toolbar Position을 선택해서 위치를 고정합니다. 

양식 컨트롤 도구모음(툴바) 고정시키기

양식 컨트롤의 종류

리브레오피스에는 매우 많은 양식 컨트롤이 있습니다. 그 중에 현실적으로 자주 쓰이는 것들은, 텍스트 박스, 체크 박스, 옵션 버튼, 리스트 박스, 콤보 박스, 날짜 필드, 숫자 필드 정도입니다. 중요 컨트롤은 아래 예제에서 자세하게 설명합니다.

양식 컨트롤 툴바의 버튼 안내

성명 입력란 (Text Box)

성명 입력란은 일반 텍스트 박스로 넣습니다. 폼 컨트롤 툴바에서 텍스트 박스 아이콘을 선택하고 입력란을 넣고 싶은 위치에서 마우스로 박스를 그려주면 됩니다. 

텍스트 박스 그려넣기

 

다시 박스 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 폼 컨트롤 속성(Control Properties...)를 선택하여 나타나는 대화 상자에서 몇 가지 속성을 지정해줍니다. 

텍스트 박스 속성 설정하기

• Name: 시스템에서 다른 컨트롤과 구분해서 붙이는 고유한 이름입니다. Text Box 1이 자동으로 생성되는데, 그대로 두어도 되지만, 나중에 Name으로 컨트롤들을 구분하기 위해, "성명"이라는 값을 주었습니다.
• Tab order: 나중에 탭키를 눌러 키보드로 폼 컨트롤 사이를 이동할 때, 이동 순서입니다. 제일 위에 있는 것이니 순서 1번을 부여합니다. 
• Font: 입력란에 데이터를 넣을 때, 표시되는 글자 모양, 크기 등을 지정합니다. 

성별 (Option Button)

성별의 선택은 남, 여가 동시에 될 수 없으므로, 라디오 버튼(옵션 버튼)으로 만듭니다. 옵션 버튼을 두 개 연속으로 만듭니다. 먼저 만든 옵션 버튼 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르고, Control Properties... 메뉴를 선택하여, 대화 상자에 다음과 같은 속성을 넣어줍니다. 

 

라디오 버튼 속성 설정하기

• Name: 시스템에서 구분하는 명칭입니다. "남"이라고 넣어줍니다. 기본값을 그대로 놔두어도 상관은 없습니다.
• Label: 실제 라디오 버튼 옆에 무슨 값이 보이는지 지정하는 것으로 반드시 넣어주어야 합니다. "남"이라고 넣습니다.
• Group name: 여러 개의 옵션 버튼이 하나의 그룹으로 묶이도록 하기 위해 같은 그룹 이름을 넣어주어야 합니다. 이 경우 "성별"이라고 넣습니다.
• Tab order: 탭키 순서는 2번을 부여합니다.
• Font: 글꼴 모양, 크기 등을 지정합니다.

이어서 두 번째 옵션 버튼에는 Name과 Label을 "여"라고 입력하고, Group name은 똑같이 "성별"이라고 입력합니다.

회원 구분 (List Box)

청소년, 청년, 성인 회원으로 구분하기 위해 목록 상자(List Box)로 만듭니다. 목록 상자는 옵션 버튼처럼 여러 개 중에 하나만 선택하게 되어 있지만, 화면에 모든 옵션이 나타나지 않고, 오른쪽에 있는 목록 보이기 버튼(▼)이 눌러져야 목록이 나타납니다. Control Properties... 대화상자에 다음과 같은 값들을 입력합니다.

목록 상자 속성 설정하기

• Name: "회원 구분"이라고 넣습니다. 
• Tab order: 탭키 순서는 5번을 부여합니다.
• List entries: 여기가 제일 중요하죠! 목록에서 선택 가능한 옵션을 아래 그림처럼 한 줄씩 입력해줍니다.
• Font: 원하는 글꼴과 크기를 지정합니다. 

가입 경로 (Check Box)

가입경로는 회원구분과 달리 여러 개의 옵션을 복수로 선택할 수 있으므로, 체크 상자(Check Box)로 만듭니다. 그룹으로 묶어줄 필요는 없고, 옵션 하나하나의 속성을 독립적으로 지정해줍니다.

첫 번째 체크 상자인 "인터넷 검색"이라는 옵션의 Control Properties...는 다음과 같습니다. 나머지 체크 상자도 같은 방식으로 속성을 지정하면 됩니다.

체크 상자 속성 설정하기

• Name: 다른 양식 컨트롤이나 체크 상자와 구분하기 위한 이름으로 "인터넷 검색"을 지정했습니다. 
• Label: 여기서 레이블은 체크 상자 옆에 실제 표시되는 이름이기도 하고, 선택했을 때 전해지는 값이기도 합니다. "인터넷 검색"이라고 넣으면 됩니다.
• Tab order: 탭키 순서 6번을 주었습니다.
• Font: 원하는 글꼴과 크기를 선택합니다. 

신청일 (Date Field)

한/글과 달리 리브레오피스 라이터에는 날짜만 받을 수 있는 양식 컨트롤 날짜 필드(Date Field)가 있고, 달력을 통해 날짜를 선택하게 할 수도 있습니다. 신청일의 속성은 다음과 같이 지정해줍니다.

날짜 필드 속성 설정하기

• Name: 이름은 다른 곳과 구분되게 "신청일"이라고 지정합니다.
• Tab order: 탭키 순서 9번을 부여했습니다.
• Date format: 연월일을 어떤 형식으로 표시할 지 선택합니다. 연월일 순으로 표시하려면 YYYY-MM-DD 를 선택하면 됩니다.
• Dropdown: 날짜를 직접 입력하는 대신에 드롭다운 버튼(▼)을 눌러서 달력이 나오게 하려면, "Yes"를 선택합니다. 
• 그 밖에, 입력 가능한 날짜의 최소값( Date min), 최대값(Date max ), 기본값(Default date) 등을 지정할 수 있습니다. 

양식 파일 배포

파일을 받아 사용하는 사람은 양식을 수정하면 안 되니, 저장하기 전에 툴바에서 '디자인 모드'를 끈(Off) 다음, 리브레오피스 라이터 파일(ODT)로 저장하고 배포합니다.  이 글에서 사용된 양식 파일(ODT)을 다운로드해서 확인해보세요.

 

PDF 파일 배포

리브레오피스가 한/글보다 좋은 점은, PDF로 저장해도, 양식 입력이 가능하다는 점입니다. PDF 파일로 배포하려면, 메뉴에서 File > Export As > Export Directly as PDF 를 선택하여 PDF 파일로 저장합니다. 

PDF 파일로 최종 저장된 입력 가능한 양식(동아리 신청서)을 확인해보십시오.
(주의) PDF 뷰어에 따라서 약간씩 다르게 나올 수 있습니다. 저는 PDF24 Reader, Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Adobe Acrobat Reader DC 에서 확인해보았습니다. 

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입력 가능한 양식이 있는 ᄒᆞᆫ글(한/글) 문서 만들기

관공서와 학교에서는 한/글을 주 문서작성 프로그램으로 사용합니다. 저도 관공서 업무를 용역 받아서 하는 일들을 할 때에는 한/글을 정말 많이 썼습니다. 그런데 정작 관공서에서 한/글을 제대로(?) 쓰는 사람은 단 한 사람도 보지 못했습니다. 제가 "제대로"라고 말하는 기준은, 일단 단락(문단)과 스타일을 사용해서 나중에, 누구라도 쉽게 "수정 가능한" 문서인가를 1차 기준으로 봅니다. 그런데 관공서 문서들을 보면 죄다 "문단"의 개념 없이 수동으로 줄바꿈을 한 것은 물론이고, 불릿(bullet)을 수동으로 붙이고, 스타일은 거의 쓰지 않고, 제목이 제목으로 구조적으로 드러나지 않게 작성되어 있었습니다. 

여기에 전자 문서를 간단히 사용하는 사용자/소비자 입장에서 한 가지 아쉬운 점이 더 있습니다. 뭔가를 채워야 하는 양식(form)이 들어있는 문서의 경우, 쉽게 채울 수 있게 친절하게 좀 만들어주면 좋겠습니다. 제일 흔하게 쓰는 체크상자(checkbox)와 라디오 버튼(radio button)만 넣어줘도 훨씬 쉽게 양식을 제출할 수 있는데 말이죠. 그래서 오늘은 한/글에서 채울 수 있는 양식(fillable forms)을 만드는 법을 정리해봅니다.

한/글에서 제공되는 양식 개체

 

한글에서 제공하는 5가지 양식

 

한/글에는 꼭 필요한 양식 다섯 가지 종류만 제공됩니다.

• 텍스트 입력 상자: 텍스트를 자유롭게 입력하는 상자로 한 줄 입력 또는 여러 줄 입력 방식이 가능합니다. 여러 줄 입력의 경우, 굳이 만들 필요가 없고, 그냥 표에 빈 공간을 제공해도 되기 때문에, 실질적으로는 거의 한 줄 입력만 쓰게 됩니다. 입력값이 숫자인지, 일반 텍스트인지, 날짜인지 등은 따지지 않습니다. 
• 체크상자: 가장 많이 쓰는 양식입니다. "☑ 동의합니다."와 같이 하나만 있어도 되고, 좋아하는 것을 다 고르는 상황처럼 여러 개를 복수로 선택하는 경우에 사용합니다. 
• 라디오 버튼: 여러 개 중에 한 개만 고를 때에 사용합니다. 예를 들어, 성별 🔘남  ○ 여 와 같이 하나만 선택해야 하는 경우에는 두 개의 버튼이 사실상 한 개의 그룹으로 묶인다는 것을 지정해주어야 합니다. 
• 선택 목록(dropdown list): 한/글에서는 콤보 상자라고 되어 있는데, 콤보상자는 키보드로 타이핑해서 텍스트를 직접 입력도 가능하고, 목록에서 선택도 가능해야 하므로, 엄밀히 따지면 그냥 선택 목록, 정확히는 드롭다운 목록입니다. 양식이 있는 문서를 종이로 인쇄하는 경우, 여러 목록이 다 나타나지 않고, 한/글에서는 스크립트를 써야 하므로, 일반적인 상황이라면 '라디오 버튼'으로 대체하는 것이 좋습니다.
• 명령 단추: HTML 양식에서는 "제출" 버튼이 명령 단추입니다. 그러나 한/글에서는 데이터베이스에 연결해서 양식의 값을 전송하는 기능이 없습니다. 미리 만들어놓은 매크로와 연결해야 하는데, 별로 현실성이 없어서 쓸 일이 거의 없습니다. 

 

자, 양식이 들어간 한/글 문서를 만들어보겠습니다. 제가 예시로 만든 동아리 가입 신청서 양식(한/글 문서 다운로드)에는 텍스트 입력 상자, 라디오 버튼, 체크상자, 선택 상자를 다 넣었습니다. 

한/글로 만든 동아리 가입 신청 양식 예제

성명란 (텍스트 입력 상자)

 

텍스트 입력 양식을 처음 만들기 위해서는 메뉴에서 입력 > 개체(O) > 양식 개체(J) > 입력 상자(T)를 선택합니다. 

한글의 양식 개체 선택 메뉴

 

현재 커서 위치에 [Edit1]이라는 텍스트 입력 상자가 만들어집니다. 입력 상자에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [양식 개체 속성] 보기를 선택합니다. 이 중에 몇 가지만 값을 설정해주면 됩니다.

한글의 양식 개체의 속성 대화창

 

• (Name): 이 양식을 지칭하는 고유 이름이며, 입력값이 없을 때에는 이 이름이 양식의 빈 칸에 빨간색 이탤리체로 나타납니다. 이런 것을 자리표시자(placeholder)라고도 합니다. 저는 이 양식의 이름을 "성명"이라고 붙였습니다.
• Autosize: 양식의 크기가 텍스트의 양에 따라 자동으로 변하지 않도록 False 를 주었습니다.
• CharShape: 양식에 들어가는 텍스트의 크기와 속성을 지정합니다. 여기서는 맑은 고딕, 18포인트, 굵게 속성을 주었습니다. 
• TabOrder: 양식 개체와 개체 사이를 탭 키로 건너뛸 때, 탭 키의 포커스가 이동하는 순서입니다. 위 그림과 같은 양식에서는 1번 성명, 2번 남, 3번 여, 4번 기타, 5번 휴대전화 순서로 번호를 매겨놓으면 됩니다. 
• Text: 이 양식의 기본 입력값(default value)입니다. 보통은 공란으로 남겨놓으면 됩니다.
• Width: 양식의 가로 폭을 50mm으로 주었습니다.

 

성별란 (라디오 버튼)

 

성별의 종류, 남, 여, 기타를 만들기 위해 다시 입력 > 개체(O) > 양식 개체(J) > 라디오 단추(R)을 선택하여 3개를 만듭니다. 이 때 주의할 점이 이 세 개의 버튼이 하나의 그룹으로 묶여야 한다는 점입니다.

 

아래 그림에서 Caption은 해당 버튼의 고유한 값인 "남"을 넣어주고, RadioGroupName에는 모든 라디오 버튼의 공통값인 "성별"을 넣어줍니다. "여"와 "기타" 버튼에도 RadioGroupName에는 "성별"이라는 값을 똑같이 넣어줍니다. 

라디오 버튼의 속성에서는 Caption과 RadioGroupName을 잘 구분해 넣습니다.

회원 구분 (드롭다운 목록)

 

라디오 버튼과 동일하게 여러 개 중에 하나만 선택할 수 있는데, 다만 겉으로 드러나는 인터페이스가 숨겨져 있고, 버튼을 누르면 목록을 열람할 수 있게 되어 있는 것이 드롭다운 목록입니다. 한/글 메뉴에서는 입력 > 개체(O) > 양식 개체(J) > 콤보 상자(L)을 선택합니다. 

 

드롭다운 목록의 양식 개체 속성에서는 Text에 아무 것도 선택하지 않았을 때 보여지는 지시문을 적어놓습니다. 저는 "회원 유형을 선택하세요."라는 값을 넣었습니다. 하지만, 더 중요한 것은 코드입니다. 즉, 드롭다운 목록에 들어갈 선택사항들을 직접 코드(스크립트)로 입력해주어야 합니다.)

 

드롭다운 리스트의 코드(스크립트) 입력하기

드롭다운 목록을 선택하고, 메뉴에서 [코드 보이기/숨기기]를 눌러 위와 같은 [스크립트] 작업 창이 보이게 합니다. 예제 양식에서는 다음과 같이 코드를 넣었습니다. 여러분의 양식에서도 이 코드를 복사해다가 목록 내용만 적절히 바꾸시면 됩니다.

  {
    ComboBox1.Enabled=1;
    ComboBox1.ResetContent();
    ComboBox1.Text="회원 유형을 선택하세요.";
    ComboBox1.InsertString("성인 회원(40세 이상)",0);
    ComboBox1.InsertString("청년 회원(18세~39세)",1);
    ComboBox1.InsertString("청소년 회원(18세 미만)",2);
  }

[스크립트] 작업 창에서 첫 번째 [항목]을 'Document'로 변경한 다음 [매크로 실행] 아이콘을 눌러 이 스크립트가 실행되도록 합니다. 

가입경로 (체크 상자)

 

체크상자는 목록에서 복수로 여러 개를 선택할 수 있는 양식이어서 아주 많이 쓰입니다. 메뉴에서 입력 > 개체(O) > 양식 개체(J) > 선택 상자(C)를 골라서, 필요한 개수만큼 체크 상자를 만들어줍니다. 체크 상자의 양식 개체 속성에서는 Caption을 잘 넣어줍니다. 즉 선택한 체크 상자의 기본 텍스트값이 뭐가 보일지 정의합니다. 저의 예시에서는 첫 번째 체크 상자에 "인터넷 검색"이라는 Caption을 넣어주었습니다. 추가로, 체크가 된 상태로 만들고 싶으면, Value에 1을 넣어줍니다. 보통은 기본값 0을 그대로 두어도 됩니다.

Caption 속성값에 체크상자에 들어갈 텍스트 넣기

 

마지막 - 양식 편집 상태 해제

 

양식 편집을 다 하고, 모양도 예쁘게 다듬었다면, 이제 메뉴에서 입력 > 개체(O) > 양식 개체(J) > 양식 편집 상태(S)를 선택하거나, 도구 모음에서 [양식 편집 상태] 버튼을 눌러서 양식 편집 상태를 해제합니다. (한 번 선택할 때마다, 온/오프 상태가 바뀌는 토글 버튼입니다.)

도구모음에서 양식 편집 상태 토글 버튼

 

이렇게 양식 편집 상태를 해제한 상태에서 문서를 최종 사용자에게 배포하면, 사용자는 양식 자체를 건드리지 않고, 양식에 값만 입력할 수 있습니다. 

 

한/글 양식의 제약사항

 

한/글 양식에는 몇 가지 제약사항이 있습니다. 

• 양식 개체의 종류가 단순하게 딱 다섯 가지만 있어서 사용이 비교적 쉽습니다. 한편으로 좀 더 정밀한 양식을 만들기는 어렵습니다. 
• 텍스트의 형식(날짜, 문자, 숫자, 전화번호 등)을 제한할 수 없습니다.
• 드롭다운 목록을 만들기 위해 스크립트(매크로)를 써야 하는 문제점이 있습니다. 
• 최종 사용자가 양식 편집 상태로 다시 들어가는 것을 막을 방법이 없습니다. 비밀번호를 지정하는 다른 프로그램에 비해 단순한 방법입니다. 
  
• 한/글에서 작성한 양식을 PDF로 변환했을 때에는 입력 양식이 유지되지 않습니다. PDF 양식을 만들기 위해서는 다른 프로그램을 써야 합니다. 

관공서에서 나오는 수많은 양식(신청서, 신고서, 보고서, 동의서 등)에 적어도 체크 상자와 라디오 버튼만이라도 입력 가능한 양식으로 나오면 좋겠습니다.

 

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입력 가능한 양식이 있는 문서

한글로 작성된 결석계 양식

아이가 학교에 아파서 결석한 경우, 결석계를 낸 적이 있습니다. 아래아한글로 된 문서 양식 중간에는 체크상자(□)등도 있고, 날짜를 넣는 곳도 있는데, 한글에서 작성하려면 좀 짜증이 납니다. 빈 체크상자(□)는 선택된 체크상자(☑ 또는 ☒, 또는 ■)로 교체해주어야 하고, "0000년 00월 00일" 또는 "000-0000-0000"와 같은 자리 표시자(placeholder)는 지웠다가 다시 밀고, 당기고 하면서 값을 입력해야 합니다. 

구글 설문지, 마이크로소프트 폼, 네이버 설문, 잣폼(Jotform), 또는 직접 작성한 온라인 입력 양식을 쓰면 좋을 것 같기도 한데, 온라인 설문을 쓰기가 좀 어려운 경우가 있습니다. 

입력 양식이 있는 PDF 문서의 예

양식 제출자와 양식 수집자가 동일한 형태의 문서를 보관해야 하는 경우, 양식 작성에 시간이 많이 걸려서, 작성자가 어느 정도 작성하고 최종본을 다듬어서 제출하는 경우 등에는 PDF나 워드프로세서 문서로 제출하는 방식을 쓰는 것이 나을 것입니다. 사람들이 쓰는 워드프로세서 프로그램에 따라 대부분 자체적으로 입력 양식(fillable form)을 넣을 수 있는 기능이 있습니다. 그래서, 입력 양식을 넣는 여러 가지 방법들을 앞으로 여러 개의 글로 나누어 알아보려고 합니다.

 

1. 아래아 한글에서 입력 가능한 양식 만들기 
2. 리브레오피스 라이터(LibreOffice Writer)에서 입력 가능한 양식이 있는 PDF 문서 만들기
3. 온라인에서 입력 가능한 양식이 있는 PDF 문서 만들기
4. 구글 설문(Google Forms)으로 받은 응답을 원하는 템플릿에 맞추어 자동으로 PDF(또는 워드프로세서, 스프레드시트, 슬라이드)로 만들기
5. 하이브리드 양식: PDF 입력 양식을 온라인으로 받기
6. 문서에 전자 서명 추가하기 
7. 문서에 워크플로우 추가하기 
8. 응용: 개인별 리포트가 자동으로 제공되는 온라인 심리 검사 양식 만들기

위의 방법들은 완전 무료 또는 거의 무료(아래아한글과 같은 일부 상용 소프트웨어를 쓰는 경우, 또는 상당히 관대한 무료 플랜이 있는 서비스를 활용)인 도구를 활용할 예정입니다. 그냥 상용 소프트웨어인 어도비 애크로밧 프로(Adobe Acrobat Pro)를 쓰면 상당히 쉽게 입력 가능한 양식이 있는 PDF 문서를 만들 수 있는 것이 사실입니다만, 그래도 트라이얼이 아닌 진짜 무료 서비스, 무료 소프트웨어를 이용해서 입력 양식을 만드는 법을 알아보겠습니다.

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